今週の考える言葉「ムダな会議」

ムダな会議
   「うちは“ムダな会議”が多すぎる！」という意見をよく耳にするが、口にしないまでも、そう感じている人たちが意外と多いような気がする。
 
   だが、本来、組織とは協働行為の体系である以上、お互いの意思を確認し、お互いの考えを共有できる状態になるため、コミュニケーションの場としての会議は、当然ながら有って然るべきである。それがなぜ、ムダな時間として批判されるのであろうか・・・？
 
   私たちの時間をムダに消費しているものと誰もが思い込んでいる会議があるとすれば、そこには改善の余地が大いにあると考える。
 
   ＩＧ会計グループもどちらかというと、会議の時間が多い方だと思うので、“ムダな会議”にならないように、常に意識し、改善・改革を心がける必要があるだろう。
 
   “ムダな会議”の特徴として、よく指摘される内容に次のようなものがある。
 
　①　目的がない
　　そもそも会議とは、仕事に関係する社員が集まって意思決定や議論を行い、衆知を集める機会である。会議を開く際、目的を明確にすることは何よりも重要である。
 
　②　意思決定をしない
　　議論が過熱してしまい、どうしても結論を出したり意思決定できなかったりするケースがある。そうならないよう事前に大まかな進行を計画しておく必要があるだろう。
 
　③　不要なメンバーが参加している
　　議題に直接関係のない人間にとっては、問題意識も低く、沈黙の時間となり、“ムダな会議”だったという印象しか残らないし、その場にいても貢献できることもないだろう。
 
　④　定められた時間を守らない
　　会議中には、論点や話題が逸れないように、議論の方向性を調整する必要がある。時間管理を適切に行いながら、議事進行に努めることが大事である。
 
　⑤　資料が多すぎる
　　資料の準備に時間がかかるだろうし、参加者が会議中に多くの資料から該当箇所を探すことにも時間が要する。会議の目的を考慮して要点をまとめた資料を配布するように工夫する。
 
   昔から、「小田原評定」という諺がある。誰も責任を負って決断しようとせず、いつまでも結論がでない会議や話し合いのことをいうのだが、そのために北条家は滅んでしまう・・・。
 
   元来、会議とは組織の重要な課題に対して、衆知を集め、どうすべきかを決定する大事な場である。上記の“ムダな会議”の特徴をしっかりと吟味して、有意義な会議の場をつくれるように考えてみたいと思う。
 

転載元：IG会計グループ 「考える言葉」